RUFUS Race Check-In conecta el registro previo de los participantes, la preparación del kit y la recogida. Los organizadores configuran el proceso en RUFUS Cloud; los voluntarios utilizan las estaciones de registro para encontrar a los participantes, completar los pasos requeridos y registrar cada entrega.
Disponibilidad: beta, con acceso aprobado para su organización.
Antes de empezar
- Tenga un evento publicado y los registros de participantes que desea utilizar.
- Asegúrese de que su organización tenga acceso a Race Check-In. Si el acceso no está habilitado, solicítelo desde el área de Race Check-In en RUFUS Cloud.
- Compruebe las direcciones de correo electrónico de los participantes y los créditos de correo electrónico disponibles antes de enviar las invitaciones.
- Tenga una cámara disponible en el dispositivo de la estación si planea capturar retratos.
1. Configurar el evento
Abra el registro de carreras en RUFUS Cloud y seleccione su evento. En Configuración, configure:
- Contenido del kit, incluidas las opciones, como los tamaños y el stock para esas opciones.
- Franjas horarias opcionales para la recogida del kit.
- Si se requiere una exención y el texto que los participantes deben aceptar.
- Si los participantes pueden solicitar correcciones de datos.
- Política de fotos de los participantes: deshabilitada, opcional o requerida cuando el atleta está presente. Establezca el período de retención y, si es necesario, agregue un aviso de foto del organizador.
Guarda la configuración completa antes de preparar las estaciones o las invitaciones. Comprueba que el evento esté activo cuando estés listo para operar; una configuración guardada por sí sola no activa la recogida.
2. Prepara tus estaciones
Cree una estación de registro para la recogida. Si un equipo independiente prepara los kits, agregue una estación de preparación y asigne los permisos que cada equipo necesita.
Proporcione a los voluntarios el enlace de su estación y el código de acceso. Pídales que inicien sesión y comprueben el acceso antes de que lleguen los participantes. Las estaciones necesitan el permiso adecuado para registrar la aceptación de la exención de responsabilidad u otras acciones restringidas.
3. Enviar invitaciones para la verificación previa
Genere los enlaces privados de preselección de los participantes. Abra las invitaciones por correo electrónico, elija el idioma y prepare el asunto y el mensaje. Guarde el borrador y envíe una prueba antes de la campaña principal.
Compruebe la audiencia elegible y los créditos de correo electrónico estimados. Puede dirigirse a los participantes que aún no han sido notificados o reenviar a los participantes elegibles que ya han recibido una invitación. Ponga la campaña en cola y siga los resultados de entrega en el historial de la campaña.
Las invitaciones consumen créditos de correo electrónico. Una invitación de prueba utiliza un crédito de correo electrónico. Los participantes con direcciones de correo electrónico faltantes o no válidas deben corregir sus datos antes de poder recibir una invitación.
4. Deje que los participantes completen la verificación previa.
El enlace privado abre la verificación previa del participante. Dependiendo de su configuración, pueden elegir las opciones de kit elegibles, indicar quién recogerá el kit, seleccionar un intervalo de llegada y aceptar la exención requerida. Las correcciones de datos se envían para su revisión en lugar de cambiar el RRM inmediatamente.
Después de completar la verificación previa, el participante puede mostrar su pase QR en el punto de recogida. La verificación previa prepara el proceso de recogida; no registra que el kit ya ha sido entregado.
5. Registra la recogida del kit y captura el retrato.
En la estación, escanee el pase QR o busque al participante. Verifique su identidad, revise el contenido del kit y complete cualquier exención o paso fotográfico requerido. Entregue el kit y registre la recogida.
Para los retratos, registre el consentimiento del participante antes de abrir la cámara. Tome una imagen clara y bien iluminada y guárdela en el registro correcto del participante. La captura de retratos se realiza en el flujo de trabajo de la estación.
El consentimiento para un retrato de registro operativo no autoriza la comparación facial para las fotos de carrera. Esto requiere un consentimiento opcional por separado cuando la función esté disponible.
Preguntas frecuentes
¿Cada participante tiene que elegir un intervalo de llegada?
No. Los intervalos de llegada son opcionales y no configurarlos no impide la recogida.
¿Qué ocurre si un participante rechaza una foto obligatoria?
El sistema registra la decisión como un problema. El flujo de trabajo de la estación proporciona una opción de registro sin foto que registra la anulación para su revisión. No capture una imagen después de que el participante se niegue.
¿«Kit listo» significa «kit recogido»?
No. La preparación y la recogida son estados distintos. Registra la entrega en el check-in, incluso si otro equipo ya ha marcado el kit como listo.
Consejo rápido: haga que un participante recorra toda la secuencia antes de abrir los escritorios: invitación, verificación previa, búsqueda por código QR, cualquier foto requerida y recogida final. Un ensayo de cinco minutos es más fácil que un juego de adivinanzas el día de la carrera.