Comunicaciones del evento permite a los organizadores escribir y enviar actualizaciones del evento por correo electrónico desde RUFUS Cloud. Utilízalo para horarios de inicio revisados, cambios de recorrido, instrucciones de estacionamiento y otra información que los participantes necesiten antes o después de un evento.
Disponibilidad: beta, con acceso aprobado para su organización. Abra la pestaña Comunicaciones de su evento para solicitar acceso. El acceso al registro de la carrera no habilita automáticamente las comunicaciones.
Antes de empezar
- Tener un evento publicado y una lista de participantes actualizada en RUFUS Race Manager (RRM).
- Sincronice los cambios de participantes y contactos antes de preparar su audiencia.
- Utilice una cuenta con permiso para editar el evento; las cuentas de solo lectura no pueden crear ni enviar correos electrónicos.
- Compruebe que su organización tenga acceso a Comunicaciones y suficientes créditos de correo electrónico.
1. Crear un correo electrónico
Abra el evento en RUFUS Cloud, seleccione Comunicaciones y elija Nuevo correo electrónico. Asigne un nombre interno al borrador, como "Actualización del curso de 15K". Solo los organizadores ven este nombre; los participantes ven el asunto que usted escribe en el contenido del correo electrónico.
2. Seleccione los destinatarios
Elija todas las carreras o seleccione una o más. Para un cambio que afecte solo a la carrera de 15K, seleccione esa carrera. Busque a los participantes por nombre, dorsal o correo electrónico y desmarque la casilla Incluir para cualquier persona que no deba recibir este mensaje.
Los participantes de RRM son el público principal. También se incluyen los registros de Cloud confirmados que esperan la sincronización de RRM. Cuando el mismo participante existe en ambas fuentes, RUFUS utiliza el registro de RRM y evita un destinatario duplicado. Los registros que esperan confirmación no se incluyen.
Revise los recuentos de la audiencia, las direcciones de correo electrónico y las exclusiones. Las direcciones que falten, sean inválidas o estén bloqueadas no son elegibles para recibir el mensaje. Actualice la audiencia después de cambiar los datos de los participantes y compruebe el tiempo de evaluación que se muestra en el espacio de trabajo.
Dos participantes que comparten una dirección de correo electrónico siguen siendo destinatarios separados. Cada uno recibe su propio correo electrónico personalizado y utiliza un crédito de correo electrónico.
3. Escribe y personaliza el mensaje.
- Elige el idioma del correo electrónico y escribe el asunto. También puedes añadir un texto de vista previa opcional para la bandeja de entrada.
- Escribe el mensaje usando texto en negrita, listas con viñetas y enlaces. La vista previa muestra el formato.
- Inserte los campos del participante donde sea útil: nombre, apellido, nombre completo, dorsal, carrera o nombre del evento. Utilice los chips de campo para insertar los marcadores de posición correctos.
- Establezca el correo electrónico de respuesta en la dirección del organizador que debe recibir las respuestas. La dirección de envío sigue siendo la del remitente RUFUS que se muestra en el espacio de trabajo.
- Opcionalmente, agregue una etiqueta de botón y una URL, como "Ver el curso actualizado". Proporcione ambos campos o déjelos vacíos.
- Elija si desea mostrar el dorsal y la carrera del participante en el correo electrónico.
El correo electrónico utiliza la marca de su evento. Seleccione un participante en la tabla de la audiencia para comprobar su vista previa personalizada y utilice las vistas de escritorio y móvil para revisar el diseño.
4. Guardar y enviar una prueba
Guarda el borrador antes de revisar el envío. Utiliza Enviar prueba · 1 crédito para enviar una prueba a la dirección de correo electrónico del organizador que ha iniciado sesión, que se muestra en el espacio de trabajo. Comprueba el asunto, la redacción, la personalización, los enlaces y el diseño para móviles.
Una prueba utiliza un crédito de correo electrónico y no envía la campaña a los participantes. Puedes volver a un borrador guardado más tarde.
5. Revisar y enviar
Seleccione Revisar y enviar. Compruebe la vista previa final, el remitente, la dirección de respuesta, el número de destinatarios elegibles y los créditos necesarios. Confirme con Enviar [número] correos electrónicos cuando todo sea correcto.
La revisión congela el contenido guardado y la lista de destinatarios durante 15 minutos. Los registros posteriores y las ediciones de la lista no cambian ese envío. Para incluir nuevos cambios, regrese al borrador y prepare una nueva revisión. Si la revisión expira, revise de nuevo antes de enviar.
RUFUS reserva un crédito de correo electrónico para cada participante elegible. Un crédito se consume cuando el proveedor de correo electrónico acepta el correo electrónico de ese participante para enviarlo. Los correos electrónicos que definitivamente no se enviaron, se omitieron o se cancelaron tienen sus créditos reservados reembolsados. Un correo electrónico que fue aceptado y luego rebota aún consume su crédito.
6. Realizar el seguimiento de la entrega y gestionar los correos electrónicos de seguimiento.
Abra la comunicación para ver el historial de entrega. Busque por nombre, dorsal o correo electrónico, filtre por estado y use Actualizar para recuperar los resultados actuales. El historial también muestra los créditos consumidos y reembolsados. "Enviado" significa que el proveedor aceptó el correo electrónico; no confirma que el participante lo haya recibido o leído.
Mientras una campaña está en cola o se está enviando, la opción Detener los envíos restantes omite el resto no enviado y reembolsa esos créditos. Los correos electrónicos ya enviados no se pueden retirar.
Utilice la opción Duplicar como borrador para reutilizar un correo electrónico anterior para un seguimiento. Compruebe el contenido copiado, la selección de la raza y las exclusiones individuales, luego actualice y revise la audiencia antes de enviar.
Ejemplos de mensajes
Estos ejemplos son puntos de partida. Reemplaza las horas, los lugares y los enlaces con la información confirmada de tu evento antes de enviarlo.
Retraso por lluvia
Público: todas las carreras afectadas.
Asunto: Actualización de la hora de inicio de {{event_name}}
Mensaje: La salida de hoy se ha retrasado a las 10:30 debido a las fuertes lluvias. Siga las instrucciones del equipo del lugar del evento y consulte la página de información del evento para nuestra próxima actualización a las 10:00.
Botón opcional: Ver actualizaciones del evento — enlace a la página de información de su evento.
Cambio de recorrido de 15K
Audiencia: solo la carrera de 15K.
Asunto: Recorrido actualizado para la carrera de 15K
Mensaje: Hemos actualizado el recorrido de la carrera de 15K. Por favor, revise el mapa revisado antes del día de la carrera. La hora de inicio y el área de inicio no han cambiado.
Botón opcional: Ver el recorrido actualizado — enlace al mapa revisado.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencian las comunicaciones de las notificaciones y los correos electrónicos de registro de carrera?
La sección de Comunicaciones es para los correos electrónicos que el organizador escribe para los participantes, que usted revisa y envía manualmente. La sección de Notificaciones gestiona los mensajes automáticos que se activan por la actividad de la carrera. Las invitaciones de registro y pre-registro, los enlaces privados para participantes y la segmentación relacionada permanecen en la sección de Registro de la carrera.
¿Por qué falta alguien entre el público?
Compruebe las carreras seleccionadas, las exclusiones individuales y los datos actuales de RRM. Se debe confirmar un registro en la nube para que se incluya mientras se espera la sincronización. Revise los recuentos de direcciones faltantes, no válidas y bloqueadas. Los cambios sin conexión aparecen solo después de la sincronización; actualice la audiencia después.
¿Por qué aparece una dirección compartida más de una vez?
La audiencia se organiza por participante, no por dirección de correo electrónico única. Los miembros de la familia pueden compartir una dirección y aun así recibir mensajes personalizados por separado. Cada participante elegible cuenta como un correo electrónico y un crédito.
¿Por qué no puedo revisar o enviar?
Guarde los cambios pendientes y proporcione un nombre interno, un asunto y un mensaje. Compruebe que la audiencia tenga destinatarios elegibles, que la revisión siga siendo válida y que haya suficientes créditos disponibles. Si agrega un botón, proporcione su etiqueta y una URL válida. Las cuentas de solo lectura no pueden enviar.
¿Qué significa "Requiere atención" o un resultado desconocido?
Una entrega interrumpida puede dejar a RUFUS sin poder confirmar si el proveedor de correo electrónico la aceptó. El crédito permanece reservado mientras se concilia la información de entrega, y el correo electrónico no se reenvía automáticamente. Revise el historial y póngase en contacto con el soporte de RUFUS si el problema persiste. Evite enviar un duplicado solo porque el resultado es desconocido.
¿Puedo programar correos electrónicos o enviar SMS desde aquí?
Esta versión permite el envío manual de correos electrónicos. La programación, los SMS y las campañas automáticas no están disponibles en Comunicaciones.
¿Qué ocurre si el servicio de comunicaciones no está disponible?
Si se muestra la opción Solicitar acceso beta, envíe la solicitud desde la pestaña Comunicaciones. Si el acceso ya ha sido aprobado pero la pestaña todavía dice que las comunicaciones no están disponibles, póngase en contacto con el Soporte de RUFUS.