O Comunicado de Evento permite que os organizadores escrevam e enviem atualizações de eventos por e-mail a partir de RUFUS Cloud. Use-o para horários de início revisados, alterações de percurso, instruções de estacionamento e outras informações que os participantes precisam antes ou depois de um evento.
Disponibilidade: beta, com acesso aprovado para sua organização. Abra a guia Comunicações do seu evento para solicitar acesso. O acesso ao Check-in da corrida não habilita automaticamente as Comunicações.
Antes de começar
- Tenha um evento publicado e uma lista de participantes atualizada em RUFUS Race Manager (RRM).
- Sincronize as alterações de participantes e contatos antes de preparar seu público.
- Use uma conta com permissão para editar o evento; contas somente leitura não podem criar ou enviar e-mails.
- Verifique se a sua organização tem acesso às Comunicações e créditos de e-mail suficientes.
1. Crie um e-mail
Abra o evento em RUFUS Cloud, selecione Comunicações e escolha Novo e-mail. Dê ao rascunho um nome interno, como “atualização do curso de 15K”. Apenas os organizadores veem esse nome; os participantes veem o assunto que você escreve no conteúdo do e-mail.
2. Escolha os destinatários
Escolha todas as corridas ou selecione uma ou mais corridas. Para uma alteração que afete apenas a corrida de 15K, selecione essa corrida. Pesquise o público por nome, número de peito ou e-mail e desmarque a opção Incluir para qualquer pessoa que não deva receber esta mensagem.
Os participantes do RRM são o público principal. Os registos confirmados na nuvem que aguardam a sincronização do RRM também estão incluídos. Quando o mesmo participante existe em ambas as fontes, o RUFUS utiliza o registo do RRM e evita um destinatário duplicado. Os registos que aguardam confirmação não estão incluídos.
Revise as contagens de público, endereços de e-mail e exclusões. Endereços ausentes, inválidos ou bloqueados não são elegíveis para receber a mensagem. Atualize o público após alterar os dados do participante e verifique o tempo de avaliação exibido no espaço de trabalho.
Dois participantes que compartilham um endereço de e-mail permanecem como destinatários separados. Cada um recebe seu próprio e-mail personalizado e usa um crédito de e-mail.
3. Escreva e personalize a mensagem
- Escolha o idioma do e-mail e escreva o assunto. Você também pode adicionar um texto opcional de pré-visualização da caixa de entrada.
- Escreva a mensagem usando texto em negrito, listas com marcadores e links. A pré-visualização mostra a formatação.
- Insira os campos do participante onde for útil: first_name, last_name, full_name, bib, race ou event_name. Use os chips de campo para inserir os espaços reservados corretos.
- Defina o e-mail de resposta para o endereço do organizador que deve receber as respostas. O endereço de envio permanece o remetente RUFUS exibido no espaço de trabalho.
- Opcionalmente, adicione um rótulo de botão e um URL, como "Ver o curso atualizado". Forneça ambos os campos ou deixe-os vazios.
- Escolha se deseja exibir o número de peito e a corrida do participante no e-mail.
O e-mail usa a identidade visual do seu evento. Selecione um participante na tabela de público para verificar a pré-visualização personalizada e use as visualizações de Desktop e Celular para revisar o layout.
4. Salve e envie um teste
Salve o rascunho antes de revisar o envio. Use Enviar teste · 1 crédito para enviar um teste para o endereço de e-mail do organizador conectado, mostrado no espaço de trabalho. Verifique o assunto, a redação, a personalização, os links e o layout para dispositivos móveis.
Um teste usa um crédito de e-mail e não envia a campanha aos participantes. Você pode voltar a um rascunho salvo mais tarde.
5. Revisar e enviar
Escolha Revisar e enviar. Verifique a pré-visualização final, o remetente, o endereço de resposta, a contagem de destinatários elegíveis e os créditos necessários. Confirme com Enviar [contagem] e-mails quando tudo estiver correto.
A revisão congela o conteúdo salvo e a lista de destinatários por 15 minutos. Registros e edições de lista posteriores não alteram esse envio. Para incluir novas alterações, retorne ao rascunho e prepare uma nova revisão. Se a revisão expirar, revise novamente antes de enviar.
A RUFUS reserva um crédito de e-mail para cada participante elegível. Um crédito é consumido quando o provedor de e-mail aceita o e-mail desse participante para envio. Os e-mails definitivamente não enviados, ignorados ou cancelados têm seus créditos reservados reembolsados. Um e-mail que foi aceito e posteriormente devolvido ainda consome seu crédito.
6. Acompanhe a entrega e gerencie os e-mails de acompanhamento
Abra a comunicação para visualizar o histórico de entrega. Pesquise por nome, número de peito ou e-mail, filtre por status e use Atualizar para recuperar os resultados atuais. O histórico também mostra créditos consumidos e reembolsados. "Enviado" significa que o provedor aceitou o e-mail; isso não confirma que o participante o recebeu ou leu.
Enquanto uma campanha estiver na fila ou sendo enviada, a opção "Parar envios restantes" ignora o restante não enviado e reembolsa esses créditos. Os e-mails já enviados não podem ser cancelados.
Use Duplicar como rascunho para reutilizar um e-mail anterior para um acompanhamento. Verifique o conteúdo copiado, a seleção de raça e as exclusões individuais, depois atualize e revise o público antes de enviar.
Exemplos de mensagens
Estes exemplos são pontos de partida. Substitua os horários, locais e links por informações confirmadas do seu evento antes de enviar.
Atraso devido à chuva
Público: todas as categorias afetadas.
Assunto: Atualização do horário de início para {{event_name}}
Mensagem: O início de hoje foi adiado para as 10h30 devido à forte chuva. Siga as instruções da equipe no local e verifique a página de informações do evento para nossa próxima atualização às 10h.
Botão opcional: Ver atualizações do evento — link para a página de informações do seu evento.
Alteração no percurso de 15K
Público: apenas a corrida de 15K.
Assunto: Percurso atualizado para a corrida de 15K
Mensagem: Atualizamos o percurso da corrida de 15K. Revise o mapa revisado antes do dia da corrida. O horário de início e a área de largada não foram alterados.
Botão opcional: Ver o percurso atualizado — link para o mapa revisado.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre Comunicações e os e-mails de Notificações e de Confirmação de Inscrição?
Comunicações é para e-mails de participantes escritos pelo organizador que você revisa e envia manualmente. Notificações lida com mensagens automatizadas acionadas pela atividade da corrida. Convites de check-in e pré-check-in, links privados de participantes e segmentação relacionada permanecem no Check-in da corrida.
Por que alguém está faltando na plateia?
Verifique as corridas selecionadas, as exclusões individuais e os dados atuais do RRM. Um registro na nuvem deve ser confirmado para ser incluído enquanto aguarda a sincronização. Revise as contagens de endereços ausentes, inválidos e bloqueados. As alterações offline aparecem somente após a sincronização; atualize o público em seguida.
Por que um endereço compartilhado aparece mais de uma vez?
O público é organizado por participante, não por endereço de e-mail exclusivo. Os membros da família podem compartilhar um endereço e ainda receber mensagens personalizadas separadas. Cada participante elegível conta como um e-mail e um crédito.
Por que não consigo revisar ou enviar?
Salve quaisquer alterações pendentes e forneça um nome interno, assunto e mensagem. Verifique se o público tem destinatários elegíveis, se a revisão ainda é válida e se há créditos suficientes disponíveis. Se você adicionar um botão, forneça o rótulo e um URL válido. Contas somente leitura não podem enviar.
O que significa “Precisa de atenção” ou um resultado desconhecido?
Um envio interrompido pode deixar o RUFUS incapaz de confirmar se o provedor de e-mail o aceitou. O crédito permanece reservado enquanto o feedback de entrega é conciliado, e o e-mail não é reenviado automaticamente. Revise o histórico e entre em contato com o Suporte do RUFUS se o problema persistir. Evite enviar um duplicado apenas porque o resultado é desconhecido.
Posso agendar e-mails ou enviar SMS aqui?
Esta versão permite o envio manual de e-mails. O agendamento, o envio de SMS e as campanhas automáticas não estão disponíveis em Comunicações.
E se o serviço de Comunicações estiver indisponível?
Se a opção Solicitar acesso beta for exibida, envie a solicitação na guia Comunicações. Se o acesso já tiver sido aprovado, mas a guia ainda indicar que as Comunicações ainda não estão disponíveis, entre em contato com o Suporte RUFUS.