En ocasiones, puede ser engorroso tener que definir la categoría de cada participante de forma individual. Para evitar esto, podemos definir categorías en base a la fecha de nacimiento y el sexo y asignarlas automáticamente a todos los participantes.


Fecha de referencia


Para crear las categorías, necesitaremos, en primer lugar, fijar una fecha de referencia a partir de la cual se definan las mismas. Esta puede ser:


- la misma fecha del evento: para pruebas en las que los participantes deban tener una cierta edad el mismo día de la competición para entrar en una u otra categoría

- por temporada: para aquellas pruebas en que las categorías se definan por la edad del participante durante la temporada. Esta puede ser el año natural, el curso escolar, la temporada deportiva de la federación, etc.


Para fijar la fecha de referencia, podemos hacerlo desde el asistente de creación de nuevo evento o desde el menú Evento-Detalle de Evento, para los eventos ya creados.




Creación de categorías


Con el evento ya creado, tendremos que acudir dentro de la pestaña Registración a la opción Añadir Categorías.


Aquí podremos definir todas las categorías de nuestra prueba, asignando para ello:


- Abbr: una abreviatura de la categoría, que actúa como índice de la misma

- Etiqueta: nombre de la categoría

- Sexo: aquí marcaremos para qué género se aplica esa categoría o le dejaremos como No definido, si se trata de una categoría mixta (deberemos haber definido previamente cómo se denomina a ambos sexos en nuestra base de datos mediante la opción Registración-Asignar sexo)

- Referencia: por defecto, nos aparecerá la que hayamos definido para el evento, aunque la podremos cambiar si lo deseamos para alguna categoría concreta.

- Edad mín.: la edad mínima de los participantes de esa categoría

- Edad máx.: la edad máxima de los participantes de esa categoría

- DOB Mín.: la fecha mínima de nacimiento de los participantes de esa categoría

- DOB Máx.: la fecha máxima de nacimiento de los participantes de esa categoría

- Pruebas: para qué pruebas aplica esa categoría. Podemos marcar una, varias o todas las pruebas del evento.



NOTA:
Al marcar la edad mínima y/o edad máxima, Rufus calculará automáticamente las fechas mínima y máxima de nacimiento. Del mismo modo, si marcamos las fechas de nacimiento, completará de forma automática las edades.


También podemos cargar listas oficiales de categorías que presenten las federaciones deportivas de algunos países.



Asignación de categorías


Al darle al botón Aplicar, Rufus asignará cada categoría a los participantes que queden dentro de ella, informándonos del número de asignaciones realizado.



¡IMPORTANTE!:
Si nos equivocamos al marcar la edad o fechas de nacimiento y algunas categorías están solapadas, Rufus nos avisará de ello y no lo permitirá.


Del mismo modo que asignamos categorías a una lista de participantes previamente creada, podemos asignarlas también a los nuevos participantes que añadamos, sea por importación o inscritos manualmente.


Si realizamos una importación desde un fichero Excel o CSV, Rufus nos pedirá confirmación para aplicar las categorías existentes a los participantes importados.



Si añadimos un participante de forma manual, al escribir su sexo, fecha de nacimiento y carrera en la que participa, automáticamente asignará la categoría correspondiente.



Exportación/importación de categorías


Rufus nos ofrece la opción de exportar e importar nuestra lista de categorías para usarla en otros eventos.


Guardar categorías


El botón Guardar grupo de categorías nos servirá para conservar las categorías que acabamos de definir en este evento y poderlas usar de nuevo en otros eventos que creemos en el mismo PC. 



Exportar categorías


Si queremos usar las categorías que tengamos en nuestro PC en otros ordenadores, podemos hacer clic al botón Exportar todas 'Mis categorías'. Esto nos creará un archivo XML que podremos enviar a otro ordenador para su importación.



Si solo queremos exportar algunas de nuestras listas de categorías, las seleccionaremos antes de hacer clic en el botón Exportar seleccionadas.



Importar categorías


Si queremos cargar directamente en un evento las categorías que creamos anteriormente en nuestro equipo, podemos seleccionarlas de la lista de categorías y dar al botón Añadir.



Para traspasar una lista de categorías definidas de un ordenador a otro, una vez creado el fichero XML mediante Exportar mis categorías, deberemos Importar lista de categorías y seleccionar este fichero en el nuevo PC.



También podemos hacer uso de Importar categorías desde evento, lo que nos cargará directamente las categorías que ya están definidas en otro evento de Rufus. Deberemos acceder al fichero ROR correspondiente al evento.